CONDITIONS DE SERVICE

Fournisseur : HORARA CONTROL S.L.U. (ci-après, “horara”)

Adresse : C/ Isabel la Católica nº 57, 47400 Medina del Campo (Valladolid), Espagne

CIF : B22542260

Contact : admin@horara.es

Entrée en vigueur / dernière mise à jour : 13/09/2025

Les présentes Conditions de service (“TOS”) régissent l'accès à la plateforme de contrôle du temps et d'enregistrement du temps de travail ainsi que son utilisation (le “Service”). En créant un compte ou en utilisant le Service, le Client accepte ces TOS. Si le contractant est un consommateur, la réglementation impérative relative aux consommateurs s'appliquera ; dans tous les cas, le Service est orienté B2B (entreprises et professionnels).

1. Définitions

• Client : l'entreprise ou le professionnel qui souscrit le Service.
• Utilisateurs administrateurs : personnes autorisées par le Client à configurer le Service et à gérer la facturation et les licences.
• Employés/Travailleurs : personnes dont les données de journée sont traitées pour le compte du Client.
• Licence : unité d'utilisation par employé et par mois.
• Abonnement : souscription récurrente mensuelle fondée sur le nombre de licences.
• Données du Client : données de compte, facturation, support et communication du Client.
• Données des Employés : données que le Client nous confie en traitement (par exemple identité de base, pointages, journée, géolocalisation ponctuelle).

2. Objet et portée

horara fournit un logiciel en tant que service (SaaS) d'enregistrement du temps de travail et de pointage numérique. Le Client est responsable de configurer le Service selon ses besoins internes et ses obligations légales en matière de droit du travail.

3. Création de compte et souscription électronique

3.1 Inscription et acceptation. L'inscription exige l'acceptation de ces TOS (clickwrap). Nous conservons l'horodatage, l'IP et la version acceptée.

3.2 Identification et correction d'erreurs. Avant le paiement, les données de la souscription sont affichées et le Client peut corriger les erreurs. Après la souscription, le Client peut télécharger/consulter les TOS en vigueur.

3.3 Archivage. Nous conservons une trace de la souscription et des versions applicables. Le Client pourra demander une copie des conditions en vigueur.

4. Prix, facturation et paiements (Stripe)

4.1 Modèle. Licence par employé/mois. Les prix peuvent inclure ou non les taxes ; il sera indiqué s'ils incluent la TVA.

4.2 Traitement des paiements. Les encaissements sont réalisés via Stripe (Checkout et/ou Customer Portal). Nous ne stockons pas les données complètes des cartes. Stripe peut appliquer des mesures antifraude et des cookies techniques sur ses domaines.

4.3 Abonnement et renouvellements. L'abonnement est mensuel et se renouvelle automatiquement tant qu'il n'est pas annulé. Les modifications de licences s'appliquent à l'abonnement actif. Il ne sera pas possible de fixer une quantité inférieure au nombre d'employés déjà sous licence.

4.4 Proratas et taxes. Les ajouts/retraits pendant la période peuvent être proratisés. Si elle est activée, la taxe automatique sera appliquée conformément à la configuration du Client.

4.5 Factures et portail. Les factures sont disponibles dans le Portail Client de Stripe et/ou dans l'espace du Service.

4.6 Impayés. En cas d'impayé, de rejet de paiement ou de chargeback, nous pourrons suspendre temporairement l'accès jusqu'à régularisation, sans préjudice de la facturation échue.

4.7 Changements de prix. Nous pourrons modifier les prix avec un préavis de 30 jours. Si le Client n'accepte pas, il pourra annuler avant le renouvellement suivant.

5. Utilisation du Service et obligations du Client

5.1 Conformité au droit du travail. Le Client est responsable de la conformité légale de l'enregistrement du temps de travail (information aux employés, conservation, accès, etc.).

5.2 Utilisation acceptable. Sont interdits : l'utilisation illicite ; la violation des droits de tiers ; l'introduction de malware ; le contournement des contrôles d'accès ; la surcharge ou les tests de sécurité sans autorisation ; la revente du Service sans autorisation.

5.3 Identifiants. Le Client conserve ses identifiants et limite les accès conformément au principe de moindre privilège.

6. Fonctions spécifiques

6.1 Géolocalisation (optionnelle). La géolocalisation est enregistrée uniquement au moment du pointage et elle est configurable par le Client. Nous ne réalisons pas de suivi continu. Le Client doit en informer ses employés et évaluer la proportionnalité et la durée de conservation.

6.2 Biométrie (désactivée par défaut). Nous n'utilisons pas la biométrie par défaut. Si le Client demande son activation, il devra justifier la base juridique et, le cas échéant, réaliser une AIPD. horara peut refuser ou imposer des conditions renforcées.

7. Propriété et réversibilité des données

7.1 Propriété. Le Client reste titulaire de ses données.

7.2 Exportation. Pendant la relation et pendant 30 jours après la résiliation, le Client pourra exporter les données dans un format standard. Ensuite, nous procéderons à leur suppression ou anonymisation, sauf obligation légale de conservation.

8. Sécurité et continuité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (TLS, contrôle des accès, journalisation des événements, sauvegardes). Les niveaux de disponibilité, de support et de copies sont détaillés dans l'Annexe II (SLA).

9. Propriété intellectuelle et licences

Le Service, son code et ses contenus appartiennent à horara ou à ses concédants de licence. Nous accordons au Client une licence non exclusive, non transférable et limitée à l'utilisation interne pendant l'abonnement, pour le nombre de licences souscrites. L'ingénierie inverse est interdite, sauf dans les cas prévus par la loi.

10. Tiers et sous-traitants ultérieurs

Le Service peut s'intégrer à des tiers (par exemple Stripe). Nous ne sommes pas responsables des services externes. Les sous-traitants ultérieurs de traitement autorisés à titre général et leur finalité/localisation figurent dans /subencargados ; nous notifierons les changements avec une anticipation raisonnable (voir Annexe I – DPA).

11. Garanties, responsabilité et force majeure

Le Service est fourni « tel quel », avec le support et les niveaux du SLA. Dans la mesure maximale permise par la loi, notre responsabilité totale pour les dommages directs découlant du Service pendant une période de 12 mois est limitée aux montants effectivement payés par le Client pendant cette période. Nous ne serons pas responsables du manque à gagner, de la perte d'activité ni des dommages indirects. Aucune partie ne répond des cas de force majeure.

12. Changements dans le Service ou les TOS

Nous pourrons introduire des améliorations ou changements qui ne réduisent pas substantiellement la fonctionnalité. Tout changement substantiel de ces TOS sera notifié avec 30 jours d'anticipation. Si le Client n'accepte pas, il pourra annuler avant le renouvellement suivant.

13. Résiliation

Chacune des parties pourra résilier en cas de manquement matériel non corrigé dans un délai de 30 jours à compter de la notification. Le Client peut annuler à tout moment avec effet à la fin de la période en cours. La résiliation ne libère pas des obligations de paiement échues.

14. Loi applicable et juridiction

Ces TOS sont régis par la loi espagnole. Pour le B2B, les parties se soumettent aux tribunaux de Medina del Campo (Valladolid). Si le contractant est un consommateur, son for impératif prévaudra.

15. Contact

Pour toute question contractuelle ou de support : admin@horara.es.

ANNEXE I – ACCORD DE SOUS-TRAITANCE (DPA) (art. 28 RGPD)

1. Objet et durée
horara agira comme sous-traitant du traitement concernant les Données des Employés que le Client (en tant que responsable) lui confie lors de l'utilisation du Service d'enregistrement du temps de travail. Cette Annexe aura la même durée que la relation contractuelle.

2. Nature et finalité
Fourniture du Service de pointage et d'enregistrement du temps de travail : création d'employés, pointages, gestion des journées, géolocalisation ponctuelle (optionnelle) au moment du pointage, génération de rapports et preuves associées.

3. Types de données et catégories de personnes concernées

• Personnes concernées : employés et, le cas échéant, personnel externe que le Client gère dans le Service.
• Données : données d'identification de base (nom, e-mail/ID interne), données de journée (dates/heures d'entrée/sortie/pauses), métadonnées techniques (IP, agent utilisateur, appareil), géolocalisation ponctuelle au pointage si elle est activée, et preuves associées (par exemple notes/observations). Aucune catégorie particulière de données n'est traitée, sauf si le Client le configure et le justifie conformément à la loi (par exemple biométrie, désactivée par défaut).

4. Instructions documentées
horara traitera les données uniquement selon les instructions documentées du Client et pour les finalités décrites. Si une instruction enfreint la réglementation, horara le communiquera lorsqu'il est raisonnable de le savoir.

5. Confidentialité
Le personnel de horara est soumis à un devoir de confidentialité et à un engagement de secret.

6. Sécurité (art. 32 RGPD)
horara appliquera des mesures techniques et organisationnelles appropriées en fonction du risque, notamment : transmission chiffrée (TLS), contrôle des accès, journalisation des événements, segmentation des environnements, sauvegarde et tests périodiques. Le détail opérationnel peut être consulté dans la documentation technique du Service.

7. Sous-traitants ultérieurs
Le Client accorde une autorisation générale pour les sous-traitants ultérieurs, publiés et mis à jour dans /subencargados (fournisseur/fonction/localisation). horara notifiera avec une anticipation raisonnable tout changement, permettant au Client de s'y opposer pour des motifs fondés. Si l'opposition ne peut être résolue, le Client pourra résilier concernant le traitement affecté sans pénalité.

8. Assistance au responsable
horara assistera le Client, dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes de droits (accès, rectification, suppression, opposition, limitation, portabilité) liées aux Données des Employés, et pour respecter les obligations relatives à la sécurité, à la notification de violations, aux analyses d'impact et aux consultations préalables.

9. Notification de violations
horara notifiera au Client dans les meilleurs délais toute violation de sécurité des Données des Employés dont elle a connaissance, en fournissant les informations disponibles afin de faciliter, le cas échéant, la notification aux autorités/personnes affectées.

10. Transferts internationaux
Si une opération implique des transferts en dehors de l'EEE, horara garantira un niveau adéquat de protection conformément au RGPD (par exemple Clauses Contractuelles Types et mesures complémentaires), en informant le Client du mécanisme applicable.

11. Suppression ou restitution
À la fin du Service, et au choix du Client, horara restituera ou supprimera les Données des Employés et leurs copies, sauf si la loi impose leur conservation. Pendant 30 jours après la fin du Service, le Client pourra demander l'exportation.

12. Registres et audits
horara tiendra des registres des activités de traitement réalisées comme sous-traitant et fournira des informations raisonnables pour démontrer la conformité. Moyennant préavis et dans les limites de la confidentialité, le Client pourra réaliser des audits raisonnables (une fois par an sauf cause justifiée), sans interférer avec le fonctionnement normal.

13. Responsabilité
Chaque partie répondra dans les termes du RGPD de ses propres obligations comme responsable ou sous-traitant.

ANNEXE II – ACCORD DE NIVEAU DE SERVICE (SLA)

1. Portée
Ce SLA définit les niveaux de disponibilité, de support et de copies de sauvegarde du Service. Il n'inclut pas de crédits pour indisponibilité.

2. Disponibilité
Objectif de disponibilité mensuelle ≥ 99,5 %. Le calcul exclut les fenêtres de maintenance planifiées et les causes d'exclusion (point 6).

3. Maintenance planifiée
Nous annoncerons 48 h à l'avance les interventions programmées, de préférence dans la plage 00:00–06:00 CET.

4. Support

• Canal : e-mail admin@horara.es.
• Horaire : jours ouvrés 09:00–19:00 CET.
• SLA de réponse initiale :
  • Incident Critique (interruption totale) : ≤ 2 h calendaires.
  • Incident Élevé (fonction clé dégradée) : ≤ 4 h ouvrées.
  • Incident Moyen/Faible : ≤ 8 h ouvrées.

5. Sauvegardes et continuité
Sauvegardes quotidiennes avec rétention 7 jours. Objectifs : RPO ≤ 24 h et RTO ≤ 12 h.

6. Mesure et exclusions
L'indisponibilité est mesurée par des erreurs 5xx continues ≥ 5 minutes depuis une surveillance serveur. Sont exclus : (i) force majeure ; (ii) incidents sur le réseau/FAI/DNS du Client ; (iii) services/tiers externes (par exemple Stripe, fournisseurs d'e-mail/SMS) ; (iv) navigateurs non pris en charge ou appareils obsolètes ; (v) attaques DDoS ou autres actes malveillants externes ; (vi) maintenance planifiée ; (vii) mauvaise configuration du Client.

7. Modifications du SLA
Nous pourrons ajuster ce SLA afin d'améliorer la qualité du service. Les changements substantiels seront notifiés avec 30 jours d'anticipation.

ACCEPTATION

En s'inscrivant et en utilisant le Service, le Client déclare avoir lu et accepté ces TOS, y compris l'Annexe I (DPA) et l'Annexe II (SLA).